Steuerfreie Überstundenzuschläge

Gemäß § 68 Abs. 2 EStG 1988 sind seit 1.1.2009 die 50%-igen Überstundenzuschläge für die ersten 10 "Normalüberstunden" bis zu einem Höchstbetrag von bis zu 86 € pro Monat steuerfrei. ("Qualifizierte Überstunden" sind gemäß § 68 Abs. 1 EStG 1988 Überstunden an Sonn- und Feiertagen sowie in der Nacht. Diese sind gesondert nachzuweisen und zu versteuern.) In den Lohnsteuerrichtlinien 2002 und in einem Erlass des Finanzministeriums vom 6.10.2009 wurde die Regelung für Normalüberstunden für All-Inclusive-Vereinbarungen folgendermaßen konkretisiert: 

Steuerbegünstigung für Überstunden bei All-Inclusive-Vereinbarungen

Voraussetzungen für die Steuerbegünstigung:

• In dem betreffenden Jahr werden regelmäßig und durchschnittlich ausreichend Überstunden geleistet.
• Bei Gleitzeitvereinbarungen werden zumindest die steuerbegünstigten Überstunden vom Saldo abgezogen. 
• Für die Ermittlung des Grundbezuges wird von der gesetzlichen Normalarbeitszeit von 40 Wochenstunden bzw. 173 Stunden pro Monat ausgegangen. Wenn die Zahl der geleisteten Überstunden nicht anhand von Aufzeichnungen nachgewiesen wird, nimmt das Finanzministerium an, dass Mitarbeiter mit All-Inclusive-Bezügen durchschnittlich 20 Überstunden pro Monat leisten. Dadurch ergibt sich für die Berechnung der steuerfreien Überstundenzuschläge ein Teiler des Monatsbezuges von 203 (173 Normalarbeitsstunden + 20 Überstunden + 10 Stunden für die 50%-igen Überstundenzuschläge, die auf die 20 Überstunden entfallen). Dieser Teiler ist vom jeweils anzuwendenden Kollektivvertrag unabhängig.

Jahresdurchschnitt statt Monatsbetrachtung

Für die Steuerfreiheit der Überstundenzuschläge genügt es bei All-Inclusive-Bezügen, wenn im Jahresdurchschnitt die erforderlichen Überstunden geleistet werden. Dabei sind für Zeiten, in denen wegen Krankheit eine Weiterbezahlung des Entgeltes gemäß § 68 Abs. 7 EStG 1988 auch steuerrechtlich anerkannt wird, die durchschnittlich geleisteten Überstunden hinzuzurechnen. Werden dagegen die Überstunden ungleichmäßig erbracht (z.B. nur in den ersten 6 Monaten des Jahres geleistet) kann für All-Inclusive-Bezüge die Steuerbegünstigung nur für die betreffenden Monaten in Anspruch genommen werden (Monatsbetrachtung).

Fall 1: 
Jänner bis Mai jeweils 15 Überstunden 
Juni bis August keine Überstunden 
September bis Dezember jeweils 15 Überstunden 
Summe: 135 Überstunden 
Auch in den Monaten Juni bis August gewährte Zuschläge können nach § 68 Abs. 2 EStG 1988 steuerfrei belassen werden. 

Fall 2: 
Jänner bis Mai jeweils 15 Überstunden 
Juni bis August krank (100% Entgeltfortzahlung) 
September und Oktober jeweils 15 Überstunden 
November und Dezember keine Überstunden
Summe: 140 Überstunden (einschließlich der fiktiven Überstunden aufgrund der Entgeltfortzahlung)
Die im fortgezahlten Entgelt für die Monate Juni bis August enthaltenen Überstundenzuschläge können unter Hinweis auf § 68 Abs. 7 EStG 1988 steuerfrei gewährt werden. 

Fall 3: 
Jänner bis Mai jeweils 15 Überstunden 
Juni bis Mitte Juli Urlaub (6 Wochen durchgehend) 
Juli keine Überstunden 
August bis Dezember jeweils 15 Überstunden 
Summe: 150 Überstunden 
Auch in den Monaten Juni und Juli gewährte Zuschläge können nach § 68 Abs. 2 EStG 1988 steuerfrei belassen werden. 

Mitarbeiter mit All-Inclusive-Bezügen, die bereits in der Vergangenheit im Jahresdurchschnitt mindestens 120 Normalüberstunden geleistet haben und bei denen sich die Verhältnisse nicht verändert haben, können diese Begünstigung unter den hier angeführten Bedingungen ab 1.1.2009 nutzen. Für neu eintretende Mitarbeiter mit All-Inclusive-Bezügen müssen die Überstunden mindestens 6 Monate hindurch aufgezeichnet werden. Weiters ist plausibel darzustellen, dass es sich nicht bloß um saisonale Überstundenleistungen handelt. Aus steuerrechtlicher Sicht sind weitere Aufzeichnungen nicht erforderlich.

ACHTUNG: Aus arbeitsrechtlicher Sicht ändert sich nichts an den Bestimmungen des § 26 AZG, wonach entweder der Arbeitgeber oder der Arbeitnehmer Arbeitszeitaufzeichnungen führen muss. Ausnahmen gelten ausschließlich für (ausreichend überzahlte) „leitende Angestellte“ im Sinne des § 1 Abs. 2 AZG. Diese Aufzeichnungspflicht wird vom Arbeitsinspektorat kontrolliert und kann bei Nichtbeachtung zu hohen Verwaltungsstrafen führen (72 bis 1.815 €, im Wiederholungsfall  145 bis 1.815 € pro Fall).

Abzug von begünstigten Überstunden vom Gleitzeitkonto

Mitarbeiter mit All-Inclusive-Bezügen können bei Gleitzeit die Steuerfreiheit für die begünstigten Überstundenzuschläge nur dann nutzen, wenn zumindest die der Begünstigung entsprechende Zahl von Überstunden von ihrem Gleitzeitkonto gestrichen wird. Nur dann ist aus Sicht des Finanzministeriums sichergestellt, dass der betreffende Mitarbeiter für die geleistete Mehrarbeit nicht Zeitausgleich nimmt, wodurch die Grundvoraussetzung der Steuerfreiheit des Überstundenzuschlages entfallen würde.

ACHTUNG: Mitarbeiter mit All-Inclusive-Bezügen, die bereits in der Vergangenheit ausreichend Mehrarbeit geleistet haben und für die bisher kein Abzug von Mehrleistungen aus dem Gleitzeitsaldo erfolgt ist, müssen sich mit diesem Zeitabzug einverstanden erklären, um die Steuerbegünstigung lukrieren zu können! Auch bei Mitarbeitern, mit denen die All-Inclusive-Bezüge neu vereinbart werden, ist deren Zustimmung zum Abzug einzuholen.

Steuerbegünstigung für Mitarbeiter mit Überstundenpauschale

Wenn in der Vereinbarung des Ist-Bezuges auch die Anzahl der durchschnittlich zu leistenden Überstunden angegeben ist, gelten folgende Regeln, um die Begünstigung der Zuschläge für die ersten 10 Normalüberstunden zu erhalten:

• Im betreffenden Jahr werden regelmäßig und durchschnittlich ausreichend Überstunden geleistet.
• Bei Gleitzeitvereinbarungen werden zumindest die steuerbegünstigten Überstunden vom Saldo abgezogen. 
• Da der Grundbezug ausgewiesen ist, ist dieser nicht extra zu ermitteln. Für den Überstundenteiler gilt der im jeweiligen Kollektivvertrag vorgesehene Wert. Im Fall der Mitarbeiter der Elektro- und Elektronikindustrie gilt der Teiler 143, wodurch auch die Sonderzahlungen (Urlaubs- und Weihnachtsgeld) abgegolten sind.

Bis auf die Ermittlung des Grundbezuges und damit des steuerfreien Überstundenzuschlages gelten somit steuerrechtlich dieselben Regelungen wie für Mitarbeiter mit All-Inclusive-Bezügen.